Personal Assistant

Personal Assistant Aziendale, Executive Personal Assistant

La Personal Assistant di Xerendipity Welfare è una professionista con esperienza in ambito internazionale le cui mansioni non sono solo lo smistamento della posta e delle telefonate, l’archiviazione pratiche, la gestione dell’agenda manager o la prenotazione di viaggi.

Il profilo della Personal Assistant che mettiamo a disposizione delle aziende e dei professionisti è in realtà molto più completo; Xerendipity Welfare può fornire, per periodi brevi, lunghi o part-time professionisti completi come:

• Virtual Personal Assistant;
• Executive Assi­stant;
• Sales Assistant;
• Marketing Assistant;
• HR Assistant.

Personal Assistant: Funzione e Compiti

Le nostre Personal Assistant, tutte selezionate da Xerendipity Selezione Personale Domestico di Alto Profilo, per poter ricoprire tali posizioni hanno una laurea ed un’ottima conoscenza delle lingue straniere oltre ad una serie di competenze tra­sversali come:

• Organizzazione ed efficienza;
• Lavorare in completa autonomia;
• Capacità nelle funzioni di filtro e di mediazione nella gestione dei processi di management e nelle relazioni fra i differenti livelli aziendali;
• Ottime capacità comunicative;
• Solida capacità nella gestione dello stress.

Oltre ai compiti elencati, nel mansionario della Personal Assistant di Xerendipity Welfare Aziendale, ci sono anche attività come:

• Redazione di testi e presen­tazioni, note informative, riunioni;
• Redazione verbali di incontri, traduzione testi, supervisione e gestione ordini d’acquisto;
• Redazione report/statistiche, gestione scadenze e gestione attività della segreteria societaria.

Inoltre, la nostra Personal Assistant può svolgere attività più specifiche legate alla funzione di appartenenza come:

• Redazione e stesura di contratti;
• Elaborazione, verifica e preparazione di documenta­zione per la Partecipazione a procedure di gare pubbliche;
• Analisi e redazione di job description;
• Supervisione e organizzazione eventi e meeting.

Il tuo tempo ha un valore in denaro inestimabile, il tempo è l’unico bene che non può essere recuperato se perso; con Xerendipity Welfare puoi acquistare tempo grazie alle attività delle nostre Assistenti Personali, non dovrai più occuparti di ordinaria amministrazione come redazione di lettere, circolari, report, e-mail, oppure, come succede in alcune aziende, anche di comunicati stampa, testi per internet, intranet e corporate blog.

Le mansioni per le quali le nostre Personal Assistant sono richieste variano in relazione a:

• Funzione di appartenenza HR, amministrazione, marketing, vendi­te, etc.;
• Formazione e livello di esperienza richiesta;
• Ruolo del diretto responsabile come presidente CdA, amministratore delegato, titolare d’azien­da, General Manager, Top Manager;
• Dimensioni e livello di organizzazione dell’azienda.

Personal Assistant di Xerendipity Welfare: Tipologie e Funzioni

Xerendipity Welfare Aziendale può fornire l’Assistente Personale per ogni tipo di esigenza e con diversi livelli di responsabilità.

Personal Assistant

Il Ruolo della Personal Assistant

La Personal Assistant di Xerendipity Welfare è una figura che opererà come supporto ed assistenza direttamente dedicata al Manager di riferimento, al suo team di lavoro e all’unità operativa coordinata dal Manager.

Responsabilità della Personal Assistant

Le responsabilità dirette che la Personal Assistant si assumerà per il periodo di lavoro al fianco del Manager di riferimento sono diverse e varie a seconda anche del tipo di lavoro; tra cui troviamo:

• Organizzare l’agenda degli appuntamenti, dei meeting e degli incontri del Manager, gestire la corrispondenza cartacea ed elettronica;
• Organizzare i viaggi, le trasferte e i meeting del Manager di riferimento, affiancandolo inoltre durante gli stessi viaggi con l’incarico di presenziare e verbalizzare riunioni o incontri;
• Accogliere e intrattenere rapporti professionali con i clienti e collaboratori quando il Manager di riferimento è assente o impegnato, analizzarne le esigenze per poi riferire successivamente;
• Seguire studi e ricerche di settore e redigere report e presentazioni;
• Può avere deleghe e poteri decisionali in assenza del Manager;
• È suo compito garantire rapporti con fornitori, clienti e collaboratori;
• Ha il compito di gestire il budget assegnatole;
• Può essere coinvolta nel processo decisionale e comunicativo per l’area di riferimento del Manager

Competenze della Personal Assistant

La Personal Assistant di Xerendipity Welfare ha il Diploma o Laurea, a seconda delle esigenze del cliente, l’ottima conoscenza della lingua inglese oltre l’ottima conoscenza di un’altra lingua in base alle esigenze del cliente; inoltre, possiede un’eccellente padronanza dei sistemi informatici e dei social media.

Completano il profilo una lunga esperienza professionale nel ruolo, forte adattabilità e disponibilità, flessibilità di orari e per viaggi di trasferte frequenti anche all’estero.

La nostra Assistente Personale deve essere anche in grado di:

• Ottimizzare i processi lavorativi creando un clima di collaborazione competente e vantaggioso con tutto il team;
• Saper applicare gli strumenti e le abilità operative accrescendo così le proprie competenze gestionali, organizzative e relazionali che le permetteranno di fronteggiare eventuali situazioni critiche;
• Saper acquisire, nello svolgimento del proprio incarico, conoscenze e atteggiamenti appropriati che le permettono di svolgere il proprio ruolo in maniera proficua.

Executive Personal Assistant

Il Ruolo della Executive Personal Assistant

L’Executive Personal Assistant di Xerendipity Welfare è la figura di riferimento che supporta il Top Manager nella gestione quotidiana delle attività; i suoi principali compiti sono sia di carattere organizzativo che esecutivo.

Responsabilità della Executive Personal Assistant

Come compiti principali della Executive Personal Assistant troviamo:

• Organizzare e gestire l’agenda del Top Manager
• Redigere la corrispondenza cartacea ed elettronica nonché filtrare le comunicazioni in ingresso ed in uscita;
• Organizzare appuntamenti, prenotare viaggi;
• Organizzare meeting, riunioni, incontri e gestirne gli allestimenti;
• Predisporre presentazioni, relazioni e tutti i documenti necessari alle riunioni;
• Registrare e trascrivere verbali di riunioni;
• Condurre ricerche, analizzare dati e predisporre documenti e report;
• Elaborare e redigere testi di tipo istituzionale e promozionale come discorsi, comunicati stampa, etc.;
• Ricercare ed archiviare documenti.

Competenze della Executive Personal Assistant

Per essere ammesse al ruolo di Executive Personal Assistant di Xerendipity Welfare bisogna essere in possesso di un Diploma di Maturità linguistica o una Laurea in ingegneria gestionale, ultimamente però abbiamo anche selezionato Executive Personal Assistant che avevano conseguito una laurea in materie umanistiche.

La nostra Executive Personal Assistant possiede ottime conoscenze linguistiche, padroneggia alla perfezione i principali tools informatici e social media ed ha maturato una significativa ed estesa esperienza nel ruolo all’interno di contesti internazionali.

Completano il profilo della Executive Personal Assistant di Xerendipity Welfare le eccellenti capacità organizzative e di relazione ad alti livelli, lo spirito d’iniziativa e le spiccate capacità di problem solving, inoltre, non devono mancare la diplomazia e la riservatezza.

Personal Assistant Aziendale di Xerendipity Welfare: Come prenotare il servizio

Prenotazione servizi di Personal Assistant ed Executive Personal Assistant nonché la richiesta assistenza può avvenire tramite telefono, email o tramite il Desk Xerendipity.

Telefono

I nostri clienti possono accedere ai servizi di Personal Assistant ed Executive Personal Assistant di Xerendipity Welfare sia tramite telefono con numero dedicato, che con email dedicata.

Desk Xerendipity Welfare in Azienda

Su richiesta dell’azienda possiamo attivare un punto di accoglienza Xerendipity Welfare presso gli uffici.

Un Desk dedicato ai top manager per la raccolta delle loro richieste per la Personal Assistant o l’Executive Personal Assistant direttamente sul posto di lavoro.

“Tu Lo Pensi, Noi Lo Creiamo, Loro Lo Usano”

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Milena Scardacchi – Chief Operating Officer

Uff. (+39) 02 80888425

Mob. (+39) 391 4154373

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